ЗАТВЕРДЖЕНО

                                                                                    наказом в. о. керівника апарату

                                                                                    Добропільського міськрайонного

                                                                                    суду Донецької області     

ПОЛОЖЕННЯ

про архівний підрозділ 

Добропільського міськрайонного суду

1. Згідно з Законом України "Про Національний архівний фонд та архіви установи" органи державної влади, органи місцевого самоврядування (далі — установа) створюють архівні підрозділи для тимчасового зберігання архівних документів, що нагромадилися за час їх діяльності, використання відомостей, що містяться в цих документах, для службових, виробничих, наукових та інших цілей, а також для захисту прав і законних інтересів громадян.                                                                            

2.  Архівний підрозділ входить до складу служби установи справами.

3. У своїй діяльності архівний підрозділ керується Конституцією і зако­нами України, актами Президента України, Кабінету Міністрів України іншими нормативними актами та цим Типовим положенням.

З питань організації та методики ведення архівної справи архівний під­розділ керується наказами Державного комітету архівів України (далі  Держкомархів).

4. Архівний підрозділ працює відповідно до річного плану, який затверджує керівник організації, і звітує перед ним про проведену роботу.

5. Коло службових обов'язків працівника архівного підрозділу визначається посадовими інструкціями, які затверджує керівник організації.

6. Основними завданнями архівного підрозділу є:

—   приймання від структурних підрозділів установи та зберігання ар­хівних документів з різними видами носіїв інформації;

—   контроль разом зі службою діловодства стану зберігання та правиль­ності оформлення документів у структурних підрозділах організації;

—   участь у складанні та погодженні зведеної номенклатури справ організації, перевіряння відповідності формування документів у справи затвердженій номенклатурі;

—   подання на державну реєстрацію документів Національного архів­ного фонду, ведення їх державного обліку та подання відомостей про їх кількість за встановленою формою відповідній державній архівній установі, архівному відділу міської ради;

—   проведення попередньої експертизи цінності документів, що знахо­дяться на зберіганні, складання та подання на розгляд експертної комісії організації проектів описів справ Національного архівного фонду, описів справ тривалого (понад 10 років) зберігання, описів справ з особового складу працівників організації та актів про вилу­чення для знищення документів, що не віднесені до Національного архівного фонду;

—   створення та вдосконалення довідкового апарату до архівних доку­ментів;

—   організація в установленому Держкомархівом порядку користуван­ня архівними документами, видавання архівних довідок, копій, ви­тягів з документів юридичним особам і громадянам;

—   підготовка і передання документів Національного архівного фонду до відповідної державної архівної установи, архівного відділу міської ради;

—   участь у заходах з підвищення фахової кваліфікації працівників організації, які відповідають за роботу з документами.

7.  Для виконання покладених на архівний підрозділ завдань йому дається право:

—   вимагати від структурних підрозділів організації передання на збе­рігання документів, оформлених згідно з чинним законодавством;

—   повертати структурним підрозділам на доопрацювання документи, оформлені з порушенням встановлених вимог;

—   давати структурним підрозділам організації рекомендації з питань, що входять до компетенції архівного підрозділу;

—   запитувати від структурних підрозділів організації відомості, не­обхідні для роботи;

—   інформувати керівництво організації про стан роботи з документа­ми та вносити пропозиції щодо її поліпшення;

—   брати участь у засіданнях дорадчих органів, нарадах, що проводяться в організації, в разі розгляду на них питань роботи з документами.

8.   На посаду керівника архівного підрозділу призначається особа з вищою освітою і стажем роботи за спеціальністю не менш як три роки.

Керівник архівного підрозділу призначається на посаду і звільняється з посади керівником організації.

У мало чисельних організаціях відповідальність за роботу з архівними документами покладається на одного з працівників служби діловодства.

Порядок взаємодії архівного підрозділу з іншими структурними підрозділами організації визначається керівником організації.

9.   До складу документів архівного підрозділу входять:

—   закінчені у поточному діловодстві документи з паперовою основою, віднесені до Національного архівного фонду, та тривалого (понад 10 років) зберігання, створені структурними підрозділами органі­зації;

—   науково-технічна, кінофотофоновідеодокументація, електронні документи, створені організацією або одержані нею на законних ( підставах;

—   особові архівні фонди працівників організації;

—   документи з різними видами носіїв інформації підприємств і установ-попередників організацій, що ліквідовані в установленому порядку;

—   друковані видання, що доповнюють архівні документи і необхідні для науково-методичної та інформаційно-довідкової роботи архів­ного підрозділу організації;

—   довідковий та обліковий апарат до архівних документів. Документи з кожним видом носіїв інформації повинні зберігатися в архівному підрозділі організації окремо.

10.  Документи з паперовими носіями інформації передаються із струк­турних підрозділів організації до архівного підрозділу через два роки після закінчення їх у діловодстві в упорядкованому стані за описами зразка, зат­вердженого Держкомархівом.

Науково-технічна та електронна документація передається до архівно­го підрозділу організації одразу після затвердження у порядку, встановле­ному державними стандартами України.

Кіно-, фото-, фоно-, відеодокументація передається до архівного підроз­ділу організації одразу після завершення її виробництва.

11. Установлюються такі граничні строки тимчасового зберігання доку­ментів Національного архівного фонду в архівному підрозділі організації:

—   для Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Ка­бінету Міністрів України, Конституційного Суду України, Верхов­ного Суду України, Вищого Господарського суду України, Генераль­ної прокуратури України, Рахункової палати України, Центральної виборчої комісії України, Національного банку України, міністерств, інших центральних органів виконавчої влади та безпосередньо підпо­рядкованих їм організацій - 15 років;

—   для Верховної Ради Автономної Республіки Крим, Ради міністрів Автономної Республіки Крим, обласних, Київської та Севасто­польської міських рад і державних адміністрацій та безпосередньо підпорядкованих їм організацій - 10 років;

—   для районних рад і державних адміністрацій, органів місцевого само-  врядування та безпосередньо підпорядкованих їм організацій - 5 років;

—   для записів актів громадянського стану, документів з особового скла­ду, записів нотаріальних дій і судових справ - 75 років;

—   для науково-технічної документації - 25 років;

— для кінофільмів, кіножурналів, сюжетів кінолітопису, фотодоку­ментів, звукозаписів і відеозаписів - 3 роки після закінчення їх ви­робництва або виходу в світ;

—  для електронних документів - 5 років після виготовлення.

Строки тимчасового зберігання документів у архівному підрозділі організації можуть бути змінені з дозволу державної архівної установи, до якої визначені документи надходять на постійне зберігання.

ПОГОДЖЕНО

Голова Добропільського

Міськрайонного суду

Донецької області